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取引先やお客様に送るメールを書き終えたあと、「この言い回しで失礼にあたらないだろうか」と読み返して不安になった経験はないでしょうか。特に、目上の相手やあまり面識のない相手へのメールでは、二重敬語や謙譲語と尊敬語の取り違えに気づかないまま送信してしまい、あとから指摘されて冷や汗をかいた、という声もよく聞かれます。かといって、毎回敬語辞典やビジネスマナー本を開いて確認するのは、日々の業務の中では現実的ではありません。
こうした「敬語が合っているか自信が持てない」という悩みは、ChatGPT（オープンAI社が提供する生成AI＝人が書くような自然な文章を作れるAIサービス）にひと手間かけてもらうことで、大きく減らせます。本記事では、ChatGPTに敬語をチェックしてもらうための具体的なプロンプト（AIへの指示文）の作り方と、実際に使う際の注意点を解説します。
ChatGPT敬語チェックプロンプトの基本的な使い方
ChatGPTに敬語チェックを依頼する際のポイントは、「直してほしい」とだけ伝えるのではなく、チェックしてほしい観点と、返してほしい形式をあらかじめ指定しておくことです。観点を指定しないままだと、ChatGPTが文章全体を大きく書き換えてしまい、自分の言いたかったニュアンスが変わってしまうことがあります。
手順1：チェックしてほしい文章をそのまま貼り付ける
まずは、送ろうとしているメール本文をそのままChatGPTに貼り付けます。件名や宛名も含めて渡すと、全体の敬語の統一感まで見てもらいやすくなります。
手順2：チェックの観点をプロンプトで指定する
「敬語が正しいか確認して」という指示だけでなく、「二重敬語になっていないか」「謙譲語と尊敬語を取り違えていないか」「クッション言葉が不足していないか」など、具体的な観点を書き添えます。観点を絞ることで、ChatGPTの指摘も的を絞ったものになります。
手順3：修正案と理由をセットで出してもらう
修正後の文章だけを受け取ると、なぜ直されたのかが分からず、次に自分で書くときの学びになりません。「修正箇所には理由も添えて」と指定しておくと、指摘の理由まで確認でき、自分の敬語の癖に気づくきっかけになります。
以下は、実際にそのままコピーして使えるプロンプトの例です。【 】の部分に、チェックしてほしいメール本文を入れて使用してください。
あなたはビジネス文書の校正者です。
以下のメール文について、次の3つの観点でチェックしてください。
1. 二重敬語になっている箇所がないか
2. 尊敬語と謙譲語を取り違えている箇所がないか
3. 依頼・断り・謝罪の文脈でクッション言葉が不足していないか
出力形式は以下の通りにしてください。
・指摘箇所（原文の該当部分を引用）
・指摘理由
・修正案
【ここにメール本文を貼り付ける】
このプロンプトのポイントは、ChatGPTの役割を「校正者」に限定していることです。役割を指定しないと、文章全体を自分好みの言い回しに書き換えようとすることがあるため、「チェックだけをしてほしい」という意図を明確に伝えることが重要です。
シーン別にプロンプトを使い分けるコツ
メールの内容によって、確認したい観点は変わります。ここでは、代表的な3つのシーンでの使い分け方を紹介します。
謝罪メールの場合
謝罪メールでは、敬語の正しさに加えて「言い訳がましく聞こえないか」「クッション言葉が不足していないか」が重要になります。先ほどのプロンプトの観点部分に「言い訳がましい表現になっていないか」という項目を追加すると、より実用的なチェックになります。
依頼・お願いメールの場合
依頼メールでは、相手に負担を強いる印象が強くなりすぎていないかを確認したいところです。「依頼の背景説明が不足していないか」「一方的な言い回しになっていないか」を観点に加えることで、相手への配慮が伝わる文面に近づけられます。
断りメールの場合
断りメールは、特に敬語の崩れが目立ちやすい場面です。「断りの理由が唐突に感じられないか」「今後の関係を配慮した一文が入っているか」を確認観点に加えるとよいでしょう。用途に応じてプロンプトの観点部分を書き換えるだけで、同じ型を使い回せる点も、この方法のメリットです。
ChatGPT敬語チェックプロンプトを使うときの注意点
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ChatGPTによる敬語チェックは便利な一方で、いくつか気をつけておきたい点があります。
業界特有の言い回しまでは判断できないことがある
ChatGPTは一般的な敬語のルールに基づいて指摘を行いますが、特定の業界や社内でのみ通用する独特の言い回し、慣習的な表現までは正しく判断できない場合があります。指摘された内容をそのまま鵜呑みにせず、自分の業界や社内の慣習と照らし合わせて最終判断をすることが必要です。
個人情報や社外秘の情報を含む文章の取り扱い
メール本文には、取引先名や金額、個人名などの情報が含まれることが多くあります。利用しているChatGPTのプラン・設定によっては入力内容が学習に利用される場合があるため、社外秘の情報や個人情報を含む文章を貼り付ける前に、勤務先の情報取り扱いルールや、利用しているプランの設定を確認しておくことをおすすめします。
最終的な送信判断は自分で行う
ChatGPTの指摘はあくまで一般的な観点からのチェックです。文章のニュアンスや相手との関係性を踏まえた最終的な言い回しの判断は、必ず自分自身で行うようにしましょう。特に謝罪メールやクレーム対応など、相手の感情に配慮が必要な文面では、修正案をそのまま使うのではなく、自分の言葉で調整することが大切です。
まとめ
ChatGPTに敬語チェックを依頼する際は、「敬語を直して」と漠然と頼むのではなく、チェックしてほしい観点（二重敬語・尊敬語と謙譲語の取り違え・クッション言葉の有無など）と、出力形式（指摘箇所・理由・修正案）を具体的に指定することが、精度を高めるコツです。今回紹介したプロンプトをベースに、自社や自分の業務でよく使う言い回しに合わせてアレンジしてみてください。
ただし、ChatGPTの指摘はあくまで一般的なルールに基づくものであり、業界特有の言い回しや相手との関係性までは判断できません。また、社外秘の情報や個人情報を含む文章を扱う際は、利用しているプランの設定を事前に確認しておくことも忘れないようにしましょう。最終的な文面の判断は、必ず自分自身の目で行うことが、安心してAIを活用するための基本です。