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クライアントとの打ち合わせが終わったあと、「あの件、結局どう決まったんだっけ」と手元のメモを見返して手が止まった経験はないでしょうか。個人事業主や小さなチームでは、議事録も確認メールも自分ひとりで書くことが多く、後回しにするほど記憶があいまいになります。
この記事では、生成AI（文章や要約を自動で作るAI）のChatGPTを使って、打ち合わせのメモから議事録をつくり、そのまま確認メールまで仕上げる流れを解説します。実際に使えるプロンプト（AIへの指示文）も紹介します。
ChatGPT 打ち合わせ 議事録 確認メールを作る前に知っておきたい前提
まず押さえたいのは、ChatGPTは「材料を整える」ことは得意でも、「何が決まったか」を知っているわけではない、という点です。入力したメモにない内容は、AIが推測で補ってしまう可能性があります。そのため、役割分担は次のように考えると安全です。
- あなた：メモを用意する／最終確認をする
- ChatGPT：メモを読み、決定事項・未決事項・ToDoに整理する／確認メールの文面を整える
なお、会議の録音や文字起こしに関する機能は、ツールや提供範囲が頻繁に変わります。たとえば、ChatGPTのmacOSデスクトップアプリに録音モードがあると紹介する記事が見つかりましたが、Windowsやモバイルでは使えない旨も書かれており、二次情報です。利用前に必ずOpenAIの公式ヘルプやリリースノートで最新の提供状況を確認してください。この記事では、どの環境でも使える「テキストのメモを貼り付ける」方法を中心に説明します。
ChatGPT 打ち合わせ 議事録 確認メールの基本手順（3ステップ）
ステップ1：メモは「きれいに書かない」で素材だけ残す
打ち合わせ中のメモは、箇条書きの断片で構いません。ただし、次の4点だけは意識して残しておくと、後の整理が楽になります。
- 日付と参加者
- 決まったこと（数字・日付・金額は特に正確に）
- まだ決まっていないこと
- 誰がいつまでに何をするか
ステップ2：議事録に整理するプロンプト
次のプロンプトに、メモを貼り付けて使います。
あなたはフリーランスの業務アシスタントです。
以下の打ち合わせメモを読み、議事録に整理してください。
【ルール】
・メモに書かれていない内容は追加しない
・不明な点、数字や日付があいまいな点は「要確認」と明記する
・次の見出しで出力する：
1. 日時・参加者
2. 決定事項
3. 未決事項
4. ToDo（表形式：担当者／内容／期限。期限が不明なら「未定」）
【メモ】
（ここに打ち合わせメモを貼り付ける）ポイントは「メモにない内容は追加しない」「あいまいな点は要確認と書く」の2行です。この指示があるだけで、AIが勝手に話をつくってしまうリスクを減らしやすくなります（ゼロになるわけではないので、出力は必ず自分の目で確認してください）。
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ステップ3：確認メールに展開するプロンプト
議事録を自分で確認して修正したら、同じ会話の続きで確認メールを作らせます。
先ほどの議事録（修正済み）をもとに、先方に送る確認メールを作成してください。
【条件】
・宛先：（取引先の会社名・担当者名）
・目的：打ち合わせ内容に認識違いがないか確認してもらうこと
・決定事項とToDoを箇条書きで再掲する
・「相違があればご指摘ください」と、返信期限（○月○日）を添える
・丁寧だが簡潔な文体。300字程度の本文にするこうして作った確認メールは、先方に「言った・言わない」を防ぐ記録としても役立ちます。送信前には、宛名・日付・金額を自分で必ず見直しましょう。
ChatGPT 打ち合わせ 議事録 確認メールで失敗しないための注意点
1. 取引先の情報を入力する前にルールを決める
打ち合わせメモには、取引先の社名、担当者名、金額、未公開の計画などが含まれがちです。守秘義務の契約（NDA）を結んでいる場合や、取引先から「外部サービスに入力しないで」と言われている場合は、そのままの入力は避けてください。会社名を「A社」、金額を「○○円」のように置き換えてから貼り付けるだけでも、リスクは下げられます。入力した内容がAIの学習に使われるかどうかは、プランや設定によって異なります。利用中のプランの設定を公式ヘルプで確認しておきましょう。
2. 数字・日付・固有名詞は人間が照合する
AIの要約は、文章としては自然でも、数字や日付が入れ替わっていることがあります。決定事項に書かれた金額、納期、担当者名は、元のメモと一つずつ照らし合わせてください。ここを省くと、確認メールが逆に誤解のもとになります。
3. 録音データを扱うときは相手の同意を得る
打ち合わせを録音して文字起こしする場合は、事前に相手へ断り、了承を得ておくのがマナーです。録音の可否は会社によってルールが異なるため、迷ったときは相手に確認しましょう。
4. 毎回ゼロから頼まず、型を保存しておく
上のプロンプトはメモ帳やテキストアプリに保存しておけば、次回は「メモを貼るだけ」で使えます。打ち合わせの種類（初回ヒアリング、進捗確認、見積もり調整など）ごとに見出しを少し変えておくと、さらに使いやすくなります。
まとめ：メモから確認メールまで、最後は必ず自分の目で
ChatGPTを使った議事録と確認メールの作り方を、振り返ります。
- メモは断片でよい。日付・決定事項・未決事項・ToDoだけ残す
- プロンプトに「メモにない内容は追加しない」「あいまいな点は要確認」と書く
- 議事録を自分で確認・修正してから、確認メールに展開する
- 取引先情報の入力ルール、数字や日付の照合、録音の同意は必ず守る
この記事で紹介した方法は、あくまで作業を早く進めるための補助です。効果の大きさは打ち合わせの内容やメモの質によって変わりますので、まずは短い打ち合わせ1件で試し、自分の使い方に合うか確かめてみてください。なお、ChatGPTの機能や提供範囲は変更されることがあります。最新の情報は、必ず公式のヘルプでご確認ください。